تحلیل داده در منابع انسانی و ابزارهای لازم برای تصمیم‌گیری بهتر

تحلیل داده در مدیریت منابع انسانی، به عنوان نقطه عطفی به سازمان‌ها امکان مدیریت هوشمند و مبتنی بر داده‌ها را می‌دهد. در این رویکرد جایی برای تصمیمات احساسی نیست و کلیه تصمیمات بر اساس شواهد دقیق و بینش‌های عمیق گرفته می شود. با استفاده از تکنیک‌های پیشرفته تحلیل داده، مدیران می‌توانند از الگوهای رفتاری کارکنان در زمان حضور و غیاب گرفته تا تجزیه و تحلیل احساسات و میزان رضایت شغلی، بینش‌های ارزشمندی کسب کنند که به شناسایی نیازهای واقعی کارکنان و در نتیجه بهبود فرهنگی سازمانی کمک می‌کند. تقسیم‌بندی و تفسیر داده‌های جمع‌آوری‌شده، به مدیران این امکان را می‌دهد تا درک بهتری از رفتارها، نیازها و عملکرد کارکنان خود داشته باشند و بر اساس این اطلاعات، تصمیمات آگاهانه‌ای اتخاذ کنند. این رویکرد نه تنها به بهینه‌سازی فرآیندهای استخدام و آموزش می‌انجامد، بلکه باعث ایجاد یک محیط کاری متعادل و انگیزشی می‌شود که در آن هر فرد به‌عنوان یک دارایی ارزشمند شناخته می‌شود.

امروزه تحلیل داده در منابع انسانی نه فقط یک ابزار، بلکه کلیدی در جهت دستیابی به موفقیت پایدار و نوآوری در سازمان‌ها بشمار می‌رود. اهمیت تحلیل داده‌های منابع انسانی در بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و تسهیل تصمیم‌گیری‌ها غیرقابل‌انکار است. مدیران و سازمان‌ها باید به تمام جوانب فناوری‌های نوین توجه کرده و با استفاده از داده‌ها به‌عنوان ابزاری برای ارتقاء کارایی و رضایت شغلی کارکنان خود، به سمت آینده‌ای روشن‌تر حرکت کنند.

در ادامه به بررسی ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده در تحلیل داده در منابع انسانی از جمله بررسی نرم‌افزار حضور و غیاب خواهیم پرداخت، که نقش حیاتی در بهینه‌سازی مدیریت منابع انسانی ایفا می‌کند.

 

1.      مفهوم تحلیل داده در منابع انسانی

به مجموعه فرآیندهای جمع‌آوری، پردازش و تجزیه و تحلیل داده‌های مرتبط با کارکنان، از جمله ساعات کار، عملکرد، رضایت شغلی، توانمندی‌ها، هزینه‌های نیروی انسانی و نتایج ارزیابی عملکرد ر اصطلاح تحلیل داده‌ها در منابع انسانی می‌گویند. این داده‌ها به دو صورت ساخت‌یافته و غیرساخت‌یافته جمع آوری می‌شوند. هدف از تحلیل داده، دستیابی به یک درک عمیق‌تر از وضعیت منابع انسانی، پیش‌بینی روندها، شناسایی فرصت‌ها و چالش‌ها و در نهایت، اتخاذ تصمیمات آگاهانه و مبتنی بر شواهد برای بهبود عملکرد سازمان است. از مهمترین روش‌های تحلیل داده می‌توان به تحلیل توصیفی (برای توصیف وضعیت موجود)، تحلیل اکتشافی (برای کشف الگوهای پنهان)، تحلیل پیش‌بینی‌کننده (برای پیش‌بینی آینده) و تحلیل تجویزی (برای ارائه توصیه‌ها) اشاره کرد.  برای بالا بردن دقت و اطمینان در تحلیل داده باید به کیفیت داده‌ها توجه کرد که به این منظور جمع‌آوری داده‌های دقیق و قابل اعتماد و آماده‌سازی مناسب آن‌ها قبل از تحلیل، ضروری است.

 

2.      ضرورت تحلیل داده در حوزه منابع انسانی

 

در دنیای امروز علاوه بر رشد سریع تکنولوژی و افزایش رقابت بی کسب و کارها، تنوع بالای نیازهای مشتریان از مهمترین موارد تاثیرگذار بر چالش‌های مدیریت منابع انسانی است. برای حل مشکلات و چالش‌های موجود نیاز به گردآوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها است. به طور کلی، تحلیل داده نه تنها ابزاری برای مدیریت بهتر منابع انسانی است، بلکه کلیدی برای رشد و توسعه پایدار سازمان‌ها در یک بازار رقابتی به شمار می‌رود. از مهمترین فواید تحلیل داده‌های منابع انسانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

تصمیم‌گیری مبتنی بر شواهد:  با تکیه بر داده‌های دقیق و جامع، مدیران می‌توانند از قضاوت‌های صرف و حدس و گمان فاصله گرفته و تصمیماتی اتخاذ کنند که بر اساس شواهد عینی و قابل اعتماد استوار باشند. این رویکرد منجر به افزایش دقت و اثربخشی تصمیم‌گیری‌ها در حوزه‌های حیاتی مانند برنامه‌ریزی نیروی انسانی، توسعه استعدادها و مدیریت عملکرد خواهد شد.

شناسایی الگوها و پیش‌بینی آینده: تحلیل داده به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا الگوهای پنهان موجود در داده‌های منابع انسانی را شناسایی کرده و روندهای آینده را پیش‌بینی کنند. به عنوان مثال، از طریق تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به ترک خدمت کارکنان، می‌توان دلایل اصلی ترک خدمت را شناسایی کرد و اقدامات پیشگیرانه‌ای برای کاهش میزان ترک خدمت اتخاذ نمود.

بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری: تحلیل داده به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای منابع انسانی را بهینه کرده و بهره‌وری را افزایش دهند. به عنوان نمونه، با بررسی داده‌های مربوط به زمان صرف شده در هر مرحله از فرآیند استخدام، می‌توان نقاط ضعف موجود در این فرآیند را شناسایی و اصلاحات لازم را اعمال کرد.

 

شناسایی و حل به موقع مشکلات: از طریق تحلیل داده، می‌توان مشکلات بالقوه در حوزه منابع انسانی را پیش از تبدیل شدن به بحران شناسایی و برطرف کرد. برای مثال، با تحلیل داده‌های مربوط به رضایت شغلی کارکنان، کاهش رضایت می‌تواند در مراحل اولیه شناسایی شده و به اقدامات مناسب برای بهبود آن اقدام گردد.

مزایای رقابتی: سازمان‌هایی که از روش‌های تحلیل داده در مدیریت منابع انسانی بهره می‌برند، می‌توانند مزایای رقابتی قابل توجهی کسب کنند. این مزایا شامل کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، بهبود تجربه کاری کارکنان و جذب و حفظ استعدادهای برتر است.

3.      ابزارهای تحلیل داده در منابع انسانی

در کنار علم مدیریت منابع انسانی نیاز به استفاده از ابزارهایی برای مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌ها است. در ادامه به معرفی برخی از کاربردی‎‌ترین ابزارهای تحلیل داده در منابع انسانی می‌پردازیم.

 

3-1. نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRM Software)

این نرم‌افزارها به عنوان پلتفرم‌های جامع برای جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات کارکنان عمل می‌کنند. آن‌ها به مدیران این امکان را می‌دهند تا به اطلاعات مربوط به استخدام، آموزش، توسعه، و روابط کاری دسترسی پیدا کنند. استفاده از این نرم‌افزارها به لحاظ تجزیه و تحلیل داده‌های مرتبط با کارکنان امری ضروری است. برخی از ویژگی‌های کلیدی این نرم‌افزارها عبارتند از:

 

اتوماسیون فرآیندها: با کمک نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی می‌توان کلیه فرآیندهای استخدام، ارزیابی عملکرد، آموزش و توسعه و حتی مدیریت تعهدات قانونی را خودکارسازی کنند. به عنوان مثال اگر نرم افزار HR مورد استفاده در یک سازمان مجهز به نرم افزار جذب و استخدام ATS باشد، کلیه فرآیندهای مربوط به جذب نیروی جدید از مرحله دریافت رزومه تا آنبوردینگ در این نرم افزار قابل پیاده سازی و مدیریت است.

تحلیل داده‌ها: برای تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به عملکرد، رضایت شغلی و بهره‌وری کارکنان، این نرم‌افزارها ابزارهای قدرتمندی ارائه می‌دهند.

گزارش‌گیری جامع و متنوع: از طریق قابلیت‌های گزارش‌گیری پیشرفته، مدیران می‌توانند به راحتی تحلیل‌های لازم را انجام دهند و نتایج را به‌صورت بصری نمایش دهند.

 

3-2. سیستم‌های مدیریت عملکرد

با کمک سیستم مدیریت عملکرد امکان پایش مداوم عملکرد کارکنان فراهم می‌شود و امکان تعریف اهداف مشترک برای کارکنان و ارزیابی  پیشرفت آن‌ها را در دستیابی به این اهداف فراهم می‌شود. این سیستم‌ها شامل موارد زیر هستند:

تعریف اهداف SMART: تعریف اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری و قابل دسترسی برای پرسنل و تیم‌های مختلف در سازمان.

بازخورد مداوم: ارائه بازخورد منظم و سازنده به کارکنان و ارزیابی‌های دوره‌ای برای بررسی پیشرفت‌های صورت گرفته.

برنامه‌های توسعه فردی و شغلی: تعیین برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای برای رشد و پیشرفت کارکنان بر اساس عملکرد آن‌ها.

 3-3. نرم‌افزار حضور و غیاب (نسخه آنلاین و تحت ویندوز)

شاید از شنیدن اینکه نرم‌افزارهای حضور و غیاب یکی از اساسی‌ترین ابزارها در مدیریت منابع انسانی هستند تعجب کنید. اما در صورتی که ساعت کاری پرسنل و حقوق ودستمزد آن‌ها به درستی پایش و محاسبه نشود، هیچ‌گونه رضایت شغلی و انسجامی در سازمان نخواهید دید. با کمک نرم افزار حضور و غیاب امکان تعریف انواع شیفت و گروه کاری و تعریف قوانین ورود و خروج برای کارکنان فراهم می‌شود و به این ترتیب براحتی می‌توان میزان تاخیر، تعجیل و کسر و اضافه کار پرسنل را محاسبه کرد. با کمک داده‌های بدست آمده می‌توان الگوی رفتار پرسنل در چگونگی حضضور و غیاب در محل کار را بدست آورد و در صورت نیاز اصلاحاتی را انجام داد. مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب عبارت است از:

 جمع‌آوری اطلاعات دقیق: این نرم‌افزارها قادر به ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان هستند. به کمک این اطلاعات، داده‌های قابل اعتمادی برای تحلیل عملکرد و غیبت‌ها فراهم می‌شود.

 ایجاد گزارش‌های تحلیلی: نرم‌افزارهای حضور و غیاب توانایی ایجاد گزارشات جامع از الگوهای حضور، غیبت‌های غیرمجاز، و ساعت‌های کار اضافی را دارند. این گزارش‌ها می‌توانند به مدیران در شناسایی الگوهای خاص و اتخاذ تصمیمات صحیح کمک کنند.

 نظارت و کنترل مؤثر: مدیران می‌توانند به راحتی بر فعالیت‌های روزانه کارکنان نظارت کنند و تصمیمات لازم را برای افزایش کارایی اتخاذ نمایند.

 

نقش نرم‌افزار حضور و غیاب در مدیریت بهینه منابع انسانی چیست؟

 

همانطور که اشاره شد، یکی از ابزارهای کمک مدیریتی در مدیریت منابع انسانی، نرم افزار کنترل تردد یا حضور و غیاب است. امروزه شاهد روی کار آمدن سیستم حضور و غیاب آنلاین هستیم که امکان ثبت و مدیریت تردد پرسنل به صورت آنلاین و بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب را فراهم می‌کند. در ادامه به بررسی مهمترین تاثیرات استفاده از دستگاه حضور و غیاب خواهیم پرداخت.

• شفافیت و دقت در مدیریت زمان

سیستم حضور و غیاب بخصوص نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به افزایش شفافیت درون سازمانی و اعتمادسازی کمک بسزایی می‌کند. با ثبت دقیق ساعات کار هر یک از کارکنان، مدیران می‌توانند به راحتی مطمئن شوند که کارکنان به وظایف خود پایبند بوده و ساعت‌های کار خود را به‌درستی ثبت کرده‌اند. این موضوع به کاهش مشکلات ناشی از سوءتفاهم‌ها و عدم توافق در مورد زمان کار کمک کرده و موجب افزایش دقت در محاسبات حقوق کارکنان می‌شود.

 

• تشخیص نقاط قوت و ضعف عملکرد

با پیاده سازی سیستم حضور وغیاب، امکان شناسایی نقاط قوت و ضعف عملکرد پرسنل فراهم می‌شود. به‌عنوان مثال، تاخیر و غیبت‌های طولانی، خروج زودتر از موعد و…بیانگر یک مشکل است که مدیر می‌تواند با استفاده از این اطلاعات به شناسایی مشکل و حل آن بپردازد.

• تحلیل داده‌های مربوط به غیبت

نرم‌افزارهای حضور و غیاب همچنین به مدیران امکان می‌دهند تا داده‌های مربوط به غیبت کارکنان را تجزیه و تحلیل کنند. این اطلاعات می‌تواند شامل تعداد غیبت‌های غیرمجاز، دلایل غیبت، الگوهای غیبت و تأثیر آن بر عملکرد تیم باشد. با تحلیل این داده‌ها، مدیران قادر خواهند بود تا سیاست‌های بهتری برای کاهش غیبت‌های غیرمجاز طراحی کنند.

• گزارشگیری دقیق

با کمک داده‌های ثبت شده در نرم افزار حضور و غیاب، امکان تهیه گزارش‌های جامع وجود دارد. در این میان اگر از سیستم حضور غیاب آنلاین برای ثبت و مدیریت تردد پرسنل استفاده شود، پرسنل امکان دسترسی به داده‌ها و گزارش عملکرد خود را دارند و همین امر منجر به کاهش مراجعات مکرر به واحد منابع انسانی و افزایش اعتمادسازی می‌شود.

• بهبود نیازهای کارکنان

 برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب از جمله نرم افزار حضور و غیاب ابری نانوتایم 360 امکان ثبت مرخصی، ماموریت و… به صورت آنلاین فراهم شده است. این امر به ایجاد فضایی مناسب برای ارتباط بین کارکنان و مدیران کمک می‌کند و همچنین به مدیران این امکان را می‌دهد که به نیازهای کارکنان پاسخ دهند و رضایت شغلی آن‌ها را افزایش دهند.

• تحلیل کارایی تیم‌ها

با استفاده از داده‌های جمع‌آوری‌شده، مدیران می‌توانند عملکرد تیم‌های مختلف را تحلیل کنند و با توجه به نتایج بدست آمده الگوهای رفتاری و عملکرد آنان را شناسایی کنند. این تحلیل‌ها می‌توانند به تقویت همکاری و افزایش کارایی تیم‌ها منجر شوند و به ارتقاء فرهنگ سازمانی کمک کنند.

• چالش‌ها و فرصت‌ها

با وجود مزایای بسیاری که تحلیل داده و نرم‌افزارهای حضور و غیاب به همراه دارند، چالش‌هایی نیز وجود دارند. به‌عنوان مثال، چالش‌های امنیتی مرتبط با حفظ حریم خصوصی کارکنان و حفظ امنیت داده‌ها از جمله مسائل مهمی است که باید به آن‌ها توجه شود. همچنین، ممکن است برخی از کارکنان در برابر استفاده از فناوری‌های جدید و اتوماسیون در فرآیندهای مدیریت منابع انسانی مقاومت نشان دهند. عدم اعتماد به سیستم‌های دیجیتال می‌تواند منجر به مشکلاتی در جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آن‌ها شود.

  

آینده تحلیل داده در منابع انسانی

با پیشرفت‌های فناوری، تحلیل داده در منابع انسانی به‌طور مداوم در حال تحول است. استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در تجزیه و تحلیل داده‌ها، به مدیران این امکان را می‌دهد که از الگوها و روندها به‌صورت عمیق‌تری استفاده کنند و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.

نرم‌افزارهای حضور و غیاب نیز در حال به روزرسانی و توسعه هستند. با افزودن ویژگی‌های جدیدی مانند ردیابی پروژه‌ها، مدیریت کارمندان در محل‌های دور، و ایجاد قابلیت‌های گزارش‌گیری پیشرفته، این نرم‌افزارها می‌توانند به ابزارهای قدرتمندتری تبدیل شوند.