نحوه استفاده از افزونه های فرم تماس برای ارتباط با مشتریان

افزونه های فرم تماس ابزاری کلیدی برای ارتباط مستقیم و سازمان یافته با مخاطبان وب سایت شما هستند. این افزونه ها امکان دریافت پیام ها، درخواست ها و بازخوردهای ارزشمند را فراهم می کنند که برای بهبود تجربه کاربری و رشد کسب وکار آنلاین حیاتی است. در ادامه، نحوه انتخاب، نصب، راه اندازی و بهینه سازی این افزونه ها را به تفصیل بررسی خواهیم کرد تا بتوانید ارتباطی قوی تر با مشتریان خود برقرار کنید و آن ها را به مشتریانی وفادار تبدیل کنید.

چرا فرم های تماس برای ارتباط با مشتریان حیاتی هستند؟ (فراتر از یک جعبه پیام!)

در فضای رقابتی کسب وکارهای آنلاین امروز، ارتباط مؤثر با مشتریان نه یک مزیت، بلکه یک ضرورت است. فرم های تماس فراتر از یک ابزار ساده برای ارسال پیام هستند؛ آن ها پل های حیاتی برای ایجاد تعامل، جمع آوری اطلاعات و تقویت اعتماد میان شما و مخاطبان وب سایتتان محسوب می شوند. نادیده گرفتن پتانسیل کامل این فرم ها می تواند فرصت های بزرگی را از دست بدهد. در ادامه به دلایل اصلی اهمیت فرم های تماس برای موفقیت کسب وکار آنلاین می پردازیم:

افزایش نرخ تبدیل

فرم های تماس ابزاری قدرتمند برای تبدیل بازدیدکننده عادی به سرنخ های (Leads) ارزشمند یا مشتریان فعال هستند. زمانی که یک بازدیدکننده سؤالی درباره محصول یا خدمتی دارد، یا به دنبال دریافت مشاوره است، یک فرم تماس در دسترس و کاربرپسند می تواند او را به گام بعدی در مسیر خرید یا تعامل هدایت کند. این فرآیند ساده و مستقیم، مقاومت کاربر را در برقراری ارتباط کاهش داده و به افزایش چشمگیر نرخ تبدیل کمک می کند. فرم های تماس به عنوان یک Call to Action (CTA) غیرمستقیم عمل می کنند که به کاربر اجازه می دهد در لحظه نیاز خود را مطرح کند.

بهبود تجربه کاربری (UX)

دسترسی آسان و سریع به اطلاعات یا پشتیبانی، سنگ بنای یک تجربه کاربری مثبت است. کاربران تمایل دارند به سرعت به پاسخ سؤالات خود دست یابند یا مشکلاتشان را مطرح کنند. فرم های تماس با ما، فرم های پشتیبانی یا فرم های درخواست اطلاعات، این امکان را فراهم می کنند که کاربر بدون نیاز به جستجو در میان انبوه صفحات، مستقیماً به نقطه ارتباطی با شما برسد. این سهولت دسترسی، حس رضایت و کارآمدی را در کاربر ایجاد می کند و او را ترغیب به بازگشت به وب سایت شما می کند.

جمع آوری هوشمندانه اطلاعات و بازخورد

یکی از بزرگترین مزایای فرم های تماس، قابلیت آن ها در جمع آوری اطلاعات ارزشمند از مشتریان است. شما می توانید فیلدهای فرم را به گونه ای طراحی کنید که نه تنها نام و ایمیل، بلکه نیازها، پیشنهادات، شکایات، علایق و حتی اطلاعات دموگرافیک کاربران را نیز گردآوری کند. تحلیل این داده ها به شما کمک می کند تا شناخت عمیق تری از مخاطبان خود پیدا کنید، نقاط قوت و ضعف کسب وکارتان را شناسایی کرده و محصولات و خدمات خود را بر اساس نیازهای واقعی مشتریان بهبود بخشید.

کاهش نرخ پرش (Bounce Rate) و افزایش تعامل

زمانی که کاربران در وب سایت شما فرصتی برای تعامل مستقیم پیدا می کنند، احتمال ماندن آن ها در سایت و کاهش نرخ پرش افزایش می یابد. یک فرم تماس که به صورت برجسته و در جای مناسبی از سایت قرار گرفته باشد، می تواند فرصتی برای کاربر ایجاد کند تا به جای ترک سایت، سؤالی بپرسد یا نظری را ثبت کند. این تعامل، حتی اگر منجر به خرید فوری نشود، ارتباط اولیه را ایجاد می کند که می تواند در آینده به نتایج مثبتی منجر شود.

تقویت اعتماد و اعتبار کسب وکار

وجود یک فرم تماس حرفه ای و پاسخگو، نشان دهنده حرفه ای گری و اهمیت قائل شدن شما برای مخاطبانتان است. این موضوع به وب سایت شما اعتبار می بخشد و حس اعتماد را در بازدیدکنندگان ایجاد می کند. کاربران زمانی که می دانند در صورت بروز مشکل یا داشتن سوال، راه ارتباطی مشخصی وجود دارد، با خیال راحت تری در سایت شما گشت وگذار می کنند و به خدمات شما اطمینان بیشتری خواهند داشت.

مدیریت متمرکز و سازمان یافته ارتباطات

فرم های تماس به شما این امکان را می دهند که تمامی پیام های دریافتی را در یک بستر متمرکز مدیریت کنید. برخلاف ایمیل های مستقیم که ممکن است در صندوق ورودی شلوغ شما گم شوند، پیام های فرم تماس اغلب قابل دسته بندی، اولویت بندی و پیگیری آسان تر هستند. این سازماندهی به شما کمک می کند تا هیچ پیامی از قلم نیفتد و پاسخگویی به مشتریان با سرعت و دقت بیشتری انجام شود.

پشتیبانی ۲۴/۷

صرف نظر از ساعات کاری شما، فرم تماس به مشتریان این امکان را می دهد که در هر زمان و مکانی پیام خود را ارسال کنند. این ویژگی برای کسب وکارهایی که با مخاطبان در مناطق زمانی مختلف سروکار دارند یا صرفاً می خواهند دسترسی مشتریان را به پشتیبانی فراهم کنند، بسیار حیاتی است. حتی اگر نتوانید بلافاصله پاسخ دهید، امکان ارسال پیام در هر لحظه، خیال مشتری را راحت می کند و نشان دهنده مشتری مداری شماست.

به طور خلاصه، فرم های تماس صرفاً ابزارهایی فنی نیستند، بلکه بخش جدایی ناپذیری از استراتژی ارتباط با مشتری و رشد کسب وکار آنلاین شما محسوب می شوند. بهینه سازی و استفاده صحیح از آن ها می تواند تأثیر شگرفی بر موفقیت وب سایت شما داشته باشد.

شناخت انواع افزونه های فرم تماس در وردپرس: کدام یک برای شما مناسب است؟

اکوسیستم وردپرس برای هر نیازی، از جمله ساخت فرم تماس، افزونه های متنوعی را ارائه می دهد. انتخاب افزونه مناسب می تواند تفاوت چشمگیری در کیفیت ارتباط شما با مشتریان و سهولت مدیریت وب سایتتان ایجاد کند. شناخت دسته بندی های اصلی افزونه ها و معیارهای انتخاب، به شما کمک می کند بهترین گزینه را برای کسب وکار خود برگزینید.

افزونه های رایگان و پرکاربرد

این دسته از افزونه ها معمولاً نقطه شروع بسیاری از وب سایت ها هستند و امکانات پایه را به صورت رایگان ارائه می دهند.

• Contact Form 7: این افزونه محبوب ترین فرم ساز رایگان در وردپرس است. بیش از ۵ میلیون نصب فعال دارد و جامعه کاربری بسیار بزرگی دارد.

مزایا:

1. سهولت استفاده: رابط کاربری نسبتاً ساده ای دارد و برای کاربران مبتدی قابل فهم است.
2. رایگان بودن: بدون هیچ هزینه ای می توانید فرم های تماس پایه را ایجاد کنید.
3. جامعه بزرگ کاربری: به دلیل محبوبیت بالا، منابع آموزشی فراوان، انجمن های پشتیبانی و افزونه های مکمل زیادی برای آن وجود دارد که مشکلات رایج را آسان می کند.

محدودیت ها:

1. نیاز به افزونه های مکمل: برای قابلیت های پیشرفته تر مانند آپلود فایل، ذخیره پیام ها در دیتابیس، یا منطق شرطی، به افزونه های جانبی نیاز دارد.
2. عدم ذخیره پیش فرض پیام ها: پیام های ارسال شده را به صورت پیش فرض در دیتابیس وردپرس ذخیره نمی کند و فقط به ایمیل شما ارسال می شوند.
3. رابط کاربری قدیمی: در مقایسه با فرم سازهای مدرن تر، رابط کاربری آن کمی قدیمی تر به نظر می رسد.

افزونه های پولی و حرفه ای

این دسته از افزونه ها با پرداخت هزینه، قابلیت های بسیار پیشرفته تر، پشتیبانی قوی تر و امکانات گسترده تری را ارائه می دهند.

• Gravity Forms: یکی از قدرتمندترین و انعطاف پذیرترین فرم سازهای پولی وردپرس.
• WPForms: افزونه ای کاربرپسند و در عین حال بسیار قدرتمند که به صورت درگ اند دراپ (Drag & Drop) کار می کند.
• Quform: یک فرم ساز پولی با قابلیت های بصری جذاب و امکانات فراوان برای طراحی فرم های پیشرفته.

مزایا:

1. قابلیت های پیشرفته: شامل منطق شرطی، آپلود فایل، فرم های چندمرحله ای، ادغام با CRM و ابزارهای ایمیل مارکتینگ، فرم های پرداخت و…
2. پشتیبانی قوی: معمولاً دارای تیم پشتیبانی اختصاصی هستند که در حل مشکلات و ارائه راهنمایی کمک می کنند.
3. امنیت بالاتر: به روزرسانی های منظم و مکانیزم های پیشرفته برای مقابله با اسپم و حملات رباتیک دارند.
4. ذخیره خودکار پیام ها: پیام ها را به صورت خودکار در دیتابیس وردپرس ذخیره می کنند که مدیریت آن ها را آسان تر می کند.
5. رابط کاربری مدرن و بصری: اغلب دارای رابط های کاربری درگ اند دراپ هستند که طراحی فرم را بسیار ساده می کند.

معایب:

1. هزینه: برای استفاده از این افزونه ها باید اشتراک سالانه یا لایسنس دائمی خریداری کنید.

فرم سازهای داخلی قالب ها یا صفحه سازها

برخی از قالب های وردپرس حرفه ای یا افزونه های صفحه ساز (مانند Elementor Pro، Divi Builder، Beaver Builder) دارای ماژول های فرم ساز داخلی هستند.

مزایا:

1. یکپارچگی بالا: فرم ها به صورت یکپارچه با طراحی قالب یا صفحه شما هماهنگ می شوند.
2. سهولت استفاده: معمولاً از رابط کاربری صفحه ساز پیروی می کنند و کار با آن ها برای کاربران آشنا به آن صفحه ساز آسان است.

معایب:

1. محدودیت در قابلیت ها: ممکن است به اندازه افزونه های تخصصی فرم ساز، قابلیت های پیشرفته ای نداشته باشند.
2. وابستگی به قالب/صفحه ساز: در صورت تغییر قالب یا صفحه ساز، ممکن است فرم ها از کار بیفتند یا نیاز به بازسازی داشته باشند.

معیارهای انتخاب بهترین افزونه فرم ساز

برای انتخاب بهترین افزونه، باید نیازهای خاص کسب وکار خود را در نظر بگیرید:

1. نیازهای کسب وکار شما: چه نوع فرم هایی نیاز دارید (ساده، پیچیده، رزرو، پرداخت، استخدام)؟ آیا به منطق شرطی یا آپلود فایل نیاز دارید؟
2. بودجه: آیا می توانید برای یک افزونه پولی هزینه کنید یا به دنبال راه حل های رایگان هستید؟
3. سطح مهارت فنی: آیا با کدنویسی آشنایی دارید یا ترجیح می دهید از رابط کاربری درگ اند دراپ استفاده کنید؟
4. قابلیت شخصی سازی: تا چه حد می خواهید ظاهر و عملکرد فرم ها را سفارشی سازی کنید؟
5. پشتیبانی از ادغام ها (Integrations): آیا نیاز دارید فرم شما با CRM، ابزارهای ایمیل مارکتینگ یا درگاه های پرداخت ادغام شود؟

با ارزیابی دقیق این معیارها، می توانید افزونه ای را انتخاب کنید که بهترین تناسب را با اهداف و نیازهای شما دارد و به شما در برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان یاری رساند.

راهنمای گام به گام استفاده از افزونه های فرم تماس (با تمرکز بر اصول و مثال Contact Form 7)

پس از آشنایی با اهمیت و انواع افزونه های فرم تماس، نوبت به آموزش عملی نحوه استفاده از آن ها می رسد. در این بخش، با تمرکز بر افزونه محبوب Contact Form 7 که یک گزینه رایگان و قدرتمند است، مراحل گام به گام ساخت و پیکربندی یک فرم تماس را شرح می دهیم. اصول مطرح شده در این بخش، تا حد زیادی در مورد سایر افزونه ها نیز صدق می کند.

۴.۱. نصب و فعال سازی افزونه

اولین گام برای استفاده از هر افزونه ای، نصب و فعال سازی آن در وب سایت وردپرسی شماست. دو روش اصلی برای انجام این کار وجود دارد:

روش اول: از طریق مخزن وردپرس

این ساده ترین و توصیه شده ترین روش نصب افزونه است:

1. وارد پنل مدیریت وردپرس خود شوید (معمولاً با آدرس yoursite.com/wp-admin).
2. از منوی کناری، به بخش «افزونه ها» بروید و روی گزینه «افزودن» کلیک کنید.
3. در نوار جستجوی موجود در بالای صفحه، عبارت Contact Form 7 را تایپ کرده و Enter را بزنید.
4. افزونه Contact Form 7 که توسط Takayuki Miyoshi توسعه یافته است را پیدا کنید و روی دکمه «هم اکنون نصب کن» کلیک کنید.
5. پس از اتمام نصب، دکمه «فعال سازی» ظاهر می شود. روی آن کلیک کنید تا افزونه فعال شود و آماده استفاده باشد.

روش دوم: نصب دستی (آپلود فایل)

این روش زمانی کاربرد دارد که فایل افزونه را از قبل دانلود کرده اید (مثلاً از وب سایت وردپرس یا مخازن افزونه های پولی):

1. فایل فشرده (ZIP) افزونه Contact Form 7 را از وب سایت رسمی یا منبع معتبر دانلود کنید. (نکته: فایل را از حالت فشرده خارج نکنید.)
2. به پنل مدیریت وردپرس خود بروید و از بخش «افزونه ها»، روی گزینه «افزودن» کلیک کنید.
3. در بالای صفحه، دکمه «بارگذاری افزونه» را مشاهده می کنید. روی آن کلیک کنید.
4. روی «Choose File» کلیک کنید و فایل فشرده افزونه را که قبلاً دانلود کرده بودید، انتخاب نمایید.
5. روی دکمه «هم اکنون نصب کن» کلیک کنید.
6. پس از نصب موفقیت آمیز، روی «فعال سازی افزونه» کلیک کنید.

پس از فعال سازی، یک آیتم جدید به نام «فرم های تماس» در منوی کناری پیشخوان وردپرس شما ظاهر می شود.

۴.۲. ساخت اولین فرم تماس

بعد از نصب و فعال سازی، می توانید اولین فرم تماس خود را بسازید یا فرم پیش فرض موجود را ویرایش کنید:

1. از منوی کناری وردپرس، روی «فرم های تماس» کلیک کنید.
2. در این صفحه، لیستی از فرم ها را مشاهده خواهید کرد. به صورت پیش فرض، یک فرم به نام «فرم تماس ۱» وجود دارد. می توانید روی «ویرایش» آن کلیک کنید یا برای ساخت فرم جدید، روی «افزودن جدید» کلیک کنید.
3. اضافه کردن فیلدهای ضروری: هر فرم از فیلدهای مختلفی تشکیل شده است. در بالای قسمت ویرایش فرم، دکمه هایی مانند «متن»، «ایمیل»، «آدرس اینترنتی»، «شماره تلفن»، «منوی کشویی»، «چک باکس»، «دکمه رادیویی»، «ناحیه متن»، «ارسال فایل»، «کپچا» و «دکمه ارسال» را مشاهده می کنید.
4. برای اضافه کردن فیلد، روی دکمه مربوطه کلیک کنید. مثلاً برای نام کاربر، روی «متن» و برای ایمیل او روی «ایمیل» کلیک کنید.
5. تنظیم فیلدهای الزامی (Required Fields): در پنجره ای که پس از کلیک بر روی دکمه های فیلد باز می شود، گزینه ای به نام «زمینه الزامی» (Required Field) وجود دارد. اگر تیک این گزینه را بزنید، کاربر بدون پر کردن آن فیلد نمی تواند فرم را ارسال کند. این برای اطلاعات حیاتی مانند نام و ایمیل ضروری است.
6. نکته عملی: چگونه فیلدها را بر اساس نیازهای ارتباطی مشتریان خود تنظیم کنید؟
   

   قبل از افزودن فیلدها، کمی فکر کنید که از این فرم چه اطلاعاتی را واقعاً نیاز دارید. فرم های بیش از حد طولانی، کاربران را خسته کرده و ممکن است نرخ تکمیل فرم را کاهش دهند. آیا نیاز به شماره تلفن کاربر دارید یا ایمیل کافی است؟ آیا موضوع پیام باید از یک لیست انتخاب شود یا کاربر آزادانه تایپ کند؟ با طراحی هوشمندانه فیلدها، هم اطلاعات مورد نیاز خود را به دست می آورید و هم تجربه کاربری بهتری ارائه می دهید.

   به عنوان مثال، برای یک فرم تماس ساده، فیلدهای «نام»، «ایمیل»، «موضوع» و «پیام شما» کافی هستند. برای فرم درخواست پشتیبانی، شاید نیاز به فیلد «شناسه محصول» یا «نوع مشکل» هم باشد.

7. پس از اضافه کردن فیلدها، کدهای کوتاه (Shortcodes) مربوط به آن ها در بخش «فرم» ظاهر می شوند. شما باید آن ها را با برچسب های (Labels) مناسب در داخل تگ <label> قرار دهید تا فرم شما ظاهر مناسبی پیدا کند.

   
   <label> نام شما (الزامی)
       [text* your-name] </label>
   
   <label> ایمیل شما (الزامی)
       [email* your-email] </label>
   
   <label> موضوع
       [text your-subject] </label>
   
   <label> پیام شما
       [textarea your-message] </label>
   
   [submit ارسال]
           

8. پس از اتمام کار، روی دکمه «ذخیره» در بالای صفحه کلیک کنید.

۴.۳. تنظیمات ایمیل ها برای ارتباط موثر

پس از اینکه کاربر فرم را پر و ارسال کرد، اطلاعات باید به دست شما برسد. تب «ایمیل» در Contact Form 7 مسئولیت این کار را بر عهده دارد. تنظیم صحیح این بخش برای دریافت و مدیریت مؤثر پیام ها حیاتی است.

1. مشخص کردن گیرنده (To): در این قسمت باید آدرس ایمیلی را وارد کنید که می خواهید پیام های فرم به آن ارسال شوند. معمولاً این آدرس ایمیل مدیریت وب سایت است.
2. از (From): این قسمت مشخص می کند که ایمیل از طرف چه کسی ارسال شده است. بهتر است از یک ایمیل مربوط به دامنه خودتان (مثلاً noreply@yourdomain.com) استفاده کنید تا ایمیل ها به عنوان اسپم شناسایی نشوند.
3. موضوع (Subject): موضوع ایمیل دریافتی شما را مشخص می کند. می توانید از شورت کدهای فیلدهای فرم (مانند [your-subject] یا [your-name]) در اینجا استفاده کنید تا به سرعت متوجه شوید پیام از طرف چه کسی و با چه موضوعی است.
4. پاسخ به (Reply-To): این قسمت بسیار مهم است. برای اینکه بتوانید به راحتی به فرستنده پیام پاسخ دهید، باید شورت کد ایمیل کاربر (مثلاً [your-email]) را در این بخش قرار دهید. به این ترتیب، وقتی روی دکمه Reply در ایمیل خود کلیک کنید، ایمیل کاربر به طور خودکار به عنوان گیرنده انتخاب می شود.
5. محتوای پیام (Message Body): این مهمترین بخش است. در اینجا باید تعیین کنید که چه اطلاعاتی از فرم به شما ایمیل شود. می توانید از شورت کدهای تمامی فیلدهایی که در فرم ایجاد کرده اید، در اینجا استفاده کنید.

   
   از طرف: [your-name] <[your-email]>
   موضوع: [your-subject]
   
   پیام:
   [your-message]
   
   --
   این ایمیل از طریق فرم تماس وب سایت شما ارسال شده است.
           

   با استفاده از شورت کدها، اطلاعات مربوط به هر فیلد به صورت منظم و واضح در ایمیل نمایش داده می شود.

6. تنظیم ایمیل پاسخ خودکار به مشتری (Email 2): بسیاری از کسب وکارها پس از ارسال موفقیت آمیز فرم، یک ایمیل تشکر خودکار به مشتری ارسال می کنند. این کار باعث اطمینان خاطر کاربر می شود که پیامش دریافت شده است. برای فعال کردن این ویژگی، تیک گزینه «ایمیل ۲» را در پایین تب «ایمیل» بزنید و تنظیمات آن را مشابه ایمیل اصلی (To: [your-email] و From: noreply@yourdomain.com و موضوع و محتوای مناسب) تکمیل کنید.
7. حتماً پس از هر تغییر، روی دکمه «ذخیره» کلیک کنید.

۴.۴. مدیریت پیام های موفقیت و خطا

ارائه بازخورد واضح به کاربر پس از ارسال فرم، جزء جدایی ناپذیر تجربه کاربری است. تب «پیام ها» در Contact Form 7 به شما امکان می دهد تا پیام هایی را که در موقعیت های مختلف به کاربر نمایش داده می شوند، شخصی سازی کنید.

1. پیام موفقیت آمیز: پیام شما با موفقیت ارسال شد. سپاسگزاریم.
2. پیام خطا: ارسال پیام با شکست مواجه شد. لطفاً دوباره امتحان کنید.
3. پیام فیلد الزامی خالی: لطفاً فیلدهای الزامی را پر کنید.
4. پیام اسپم: به نظر می رسد این پیام یک اسپم است. لطفاً دوباره امتحان کنید.

شخصی سازی این پیام ها با لحنی دوستانه و واضح، به کاربر اطمینان می دهد که وضعیت درخواستش مشخص است و در صورت بروز مشکل، راهنمایی لازم را دریافت می کند.

۴.۵. جلوگیری از اسپم در فرم ها (حفظ ارتباطات واقعی)

یکی از بزرگترین چالش های فرم های تماس، مقابله با اسپم ها و پیام های ناخواسته از سوی ربات هاست. Contact Form 7 ابزارهای مختلفی برای این منظور ارائه می دهد:

1. فعال سازی reCAPTCHA:

   reCAPTCHA یک سرویس رایگان از گوگل است که به شما کمک می کند تا کاربران واقعی را از ربات ها تشخیص دهید. برای فعال سازی آن در Contact Form 7:

   1. به وب سایت reCAPTCHA گوگل (developers.google.com/recaptcha) بروید و ثبت نام کنید.
   2. یک وب سایت جدید ثبت کنید و نوع reCAPTCHA (توصیه می شود reCAPTCHA v3 یا v2 I’m not a robot checkbox) را انتخاب کنید.
   3. دو کلید (Site Key و Secret Key) به شما داده می شود. این کلیدها را کپی کنید.
   4. در پنل مدیریت وردپرس خود، به بخش «فرم های تماس» و سپس «تنظیمات یکپارچه سازی» بروید.
   5. کلیدهای reCAPTCHA را در فیلدهای مربوطه وارد کرده و ذخیره کنید.
   6. حالا می توانید با استفاده از دکمه «reCAPTCHA» در تب «فرم» هنگام ساخت فرم، آن را به فرم خود اضافه کنید.
2. معرفی Honeypot (روش هوشمندانه برای فیلتر اسپم):

   Honeypot یک فیلد مخفی در فرم است که فقط ربات ها آن را می بینند و پر می کنند. کاربران واقعی این فیلد را نمی بینند و پر نمی کنند. اگر این فیلد پر شود، فرم به عنوان اسپم تلقی شده و رد می شود. Contact Form 7 به صورت پیش فرض قابلیت Honeypot را ندارد اما می توانید از افزونه های جانبی مانند Contact Form 7 Honeypot برای این منظور استفاده کنید.

3. دیگر روش های جلوگیری از اسپم:

   می توانید از سؤالات ساده ریاضی (مانند 2+3=؟)، یا فیلدهای تأخیر در ارسال (برای جلوگیری از ارسال خودکار سریع) نیز استفاده کنید. همچنین، افزونه های امنیتی وردپرس مانند Wordfence یا Sucuri نیز به جلوگیری از اسپم کمک می کنند.

۴.۶. قرار دادن فرم در سایت

پس از ساخت و پیکربندی فرم، باید آن را در جایی از وب سایت خود نمایش دهید تا کاربران بتوانند از آن استفاده کنند. Contact Form 7 برای این منظور از شورت کدها استفاده می کند.

1. استفاده از شورت کد:

   پس از ذخیره فرم، یک شورت کد (مانند

   خطا: فرم تماس پیدا نشد.

   ) در بالای صفحه ویرایش فرم به شما نمایش داده می شود. این شورت کد را کپی کنید.
   • در برگه ها یا نوشته ها: به سادگی شورت کد را در هر بخش از محتوای برگه یا نوشته خود که می خواهید فرم نمایش داده شود، جایگذاری کنید.
   • در ابزارک ها: برای قرار دادن فرم در نوار کناری (سایدبار) یا فوتر، به بخش «نمایش» > «ابزارک ها» بروید، یک ابزارک «متن» یا «کد کوتاه» اضافه کنید و شورت کد را در آن قرار دهید.
2. استفاده از بلوک فرم در ویرایشگر گوتنبرگ یا صفحه سازها:

   در ویرایشگر جدید وردپرس (گوتنبرگ)، می توانید روی دکمه «+» (افزودن بلوک) کلیک کنید و از میان بلوک ها، بلوک «فرم تماس» (Contact Form) را انتخاب کنید. سپس می توانید فرم مورد نظر خود را از لیست انتخاب کنید. در صفحه سازها نیز معمولاً بلوک یا ماژول اختصاصی برای قرار دادن فرم های Contact Form 7 وجود دارد.

بهینه سازی فرم های تماس برای حداکثر اثربخشی در ارتباط با مشتری

ساخت یک فرم تماس تنها گام اول است. برای اینکه فرم های شما واقعاً به ابزاری قدرتمند برای بهبود ارتباط با مشتریان تبدیل شوند، باید آن ها را بهینه سازی کنید. این بهینه سازی شامل طراحی کاربرپسند، استراتژی های ارتباطی پیشرفته، مدیریت مؤثر پیام ها و توجه به امنیت و حریم خصوصی است.

۵.۱. طراحی فرم کاربرپسند و تجربه کاربری (UX)

فرم های تماس باید به گونه ای طراحی شوند که کاربران به راحتی و بدون سردرگمی بتوانند آن ها را تکمیل کنند. این موضوع مستقیماً بر نرخ تکمیل فرم و رضایت کاربر تأثیر می گذارد.

• سادگی و پرهیز از فیلدهای اضافه: هر چه فرم کوتاه تر و تعداد فیلدها کمتر باشد، احتمال تکمیل آن توسط کاربر بیشتر است. فقط فیلدهایی را اضافه کنید که برای ارتباط یا جمع آوری اطلاعات ضروری هستند.
• استفاده از Label و Placeholder گویا: Label (عنوان فیلد) باید به وضوح مشخص کند که چه اطلاعاتی در آن فیلد باید وارد شود. Placeholder (متن راهنما درون فیلد) می تواند مثال هایی از فرمت ورودی (مثلاً info@example.com برای فیلد ایمیل) ارائه دهد.
• طراحی واکنش گرا (Responsive Design) برای موبایل: بخش عمده ای از ترافیک وب سایت ها از طریق دستگاه های موبایل صورت می گیرد. اطمینان حاصل کنید که فرم های شما در اندازه های مختلف صفحه نمایش، به خصوص در موبایل، به خوبی نمایش داده شده و قابل استفاده هستند.
• دکمه ارسال (Submit Button) واضح و دعوت به عمل (Call to Action): دکمه ارسال باید به وضوح قابل مشاهده باشد و متنی واضح و دعوت کننده داشته باشد (مثلاً ارسال پیام، درخواست مشاوره، ارسال نظرات).

۵.۲. استراتژی های ارتباطی پیشرفته با فرم ها

فراتر از یک فرم تماس ساده، می توانید از قابلیت های پیشرفته فرم سازها برای ایجاد ارتباطات هدفمند و افزایش اثربخشی استفاده کنید.

• اتصال به سیستم های CRM (Customer Relationship Management):

  با یکپارچه سازی فرم ها با سیستم های CRM مانند HubSpot یا Pipedrive، می توانید اطلاعات سرنخ های دریافتی را به صورت خودکار وارد پایگاه داده مشتریان خود کنید. این کار به شما امکان می دهد تا تمامی تعاملات با مشتریان را در یک مکان متمرکز مدیریت و پیگیری کنید، فرآیند فروش را بهبود بخشید و هیچ سرنخی از دست نرود. بسیاری از افزونه های پولی فرم ساز این قابلیت را به صورت بومی دارند یا از طریق افزونه های مکمل قابل دستیابی هستند.

• یکپارچه سازی با ابزارهای ایمیل مارکتینگ:

  اگر هدف شما جمع آوری ایمیل برای خبرنامه ها و کمپین های بازاریابی است، فرم های تماس بهترین ابزار هستند. با ادغام افزونه فرم ساز با سرویس هایی مانند Mailchimp یا Constant Contact، می توانید به صورت خودکار آدرس های ایمیل وارد شده در فرم را به لیست های بازاریابی ایمیلی خود اضافه کنید و ارتباط مستمر با مخاطبان خود داشته باشید.

• فرم های رزرو یا نوبت دهی:

  برای کسب وکارهای خدماتی مانند کلینیک ها، سالن های زیبایی، مشاوران و …، فرم های رزرو یا نوبت دهی (Appointment Forms) بسیار حیاتی هستند. این فرم ها به مشتریان امکان می دهند تا به صورت آنلاین زمان ملاقات یا دریافت خدمات را انتخاب و رزرو کنند. افزونه های پیشرفته تر مانند Gravity Forms یا WPForms قابلیت ساخت چنین فرم هایی را با تقویم و انتخاب زمان دارند.

• فرم های استخدام یا همکاری:

  اگر به دنبال جذب نیرو یا توسعه همکاری هستید، می توانید فرم های اختصاصی استخدام یا درخواست همکاری طراحی کنید. این فرم ها می توانند شامل فیلدهایی برای آپلود رزومه، سوابق تحصیلی و کاری، و سؤالات مرتبط با موقعیت شغلی باشند. این کار فرآیند درخواست را برای متقاضیان ساده کرده و سازماندهی اطلاعات برای شما را آسان می کند.

• تغییر مسیر پس از ارسال (Redirect after submission):

  به جای نمایش یک پیام ساده پس از ارسال موفقیت آمیز فرم، می توانید کاربر را به یک صفحه جدید هدایت کنید. این صفحه می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • صفحه تشکر اختصاصی: جایی که می توانید از کاربر به خاطر ارسال پیام تشکر کرده و اطلاعات بیشتری درباره مراحل بعدی ارائه دهید (مثلاً ظرف ۲۴ ساعت با شما تماس می گیریم).
  • صفحه محصول مرتبط: اگر کاربر درباره محصولی خاص پرسیده است، می توانید او را به صفحه همان محصول یا محصولات مشابه هدایت کنید.
  • محتوای ارزشمند: مثلاً لینک به یک مقاله وبلاگ مرتبط، یک ویدیوی آموزشی یا دانلود یک فایل (مانند ایبوک یا بروشور).

  این استراتژی به حفظ تعامل کاربر پس از ارسال فرم کمک می کند و فرصت های بیشتری برای تبدیل ایجاد می کند.

۵.۳. مدیریت و پیگیری موثر پیام های دریافتی

داشتن فرم های تماس قدرتمند بدون یک استراتژی مدیریت پیام مؤثر، بی فایده است. پاسخگویی سریع و سازماندهی شده، رضایت مشتری را به شدت افزایش می دهد.

• اهمیت پاسخگویی سریع و تعیین زمان پاسخگویی (SLA):

  کاربران انتظار دارند پیام هایشان به سرعت پاسخ داده شود. سعی کنید در اسرع وقت، ترجیحاً ظرف چند ساعت (یا حداقل ۲۴ ساعت کاری) به پیام ها پاسخ دهید. می توانید یک Service Level Agreement (SLA) داخلی برای تیم خود تعیین کنید تا مطمئن شوید هیچ پیامی از قلم نمی افتد و پاسخگویی به موقع انجام می شود.

• دسته بندی و اولویت بندی پیام ها:

  زمانی که حجم پیام ها بالا می رود، دسته بندی آن ها (مثلاً سؤالات فروش، درخواست پشتیبانی، بازخورد) و اولویت بندی (مثلاً فوری، عادی) بسیار مهم می شود. این کار به شما کمک می کند تا ابتدا به پیام های حیاتی تر رسیدگی کنید و هیچ چیز از قلم نیفتد. افزونه هایی مانند Flamingo (برای Contact Form 7) یا قابلیت های داخلی فرم سازهای پولی، امکان مشاهده و فیلتر کردن پیام ها در داشبورد وردپرس را فراهم می کنند.

• تحلیل داده های فرم:

  به طور منظم داده های جمع آوری شده از فرم ها را تحلیل کنید. کدام موضوعات بیشتر تکرار می شوند؟ آیا فیلدهای خاصی وجود دارند که کاربران را از تکمیل فرم منصرف می کنند؟ چه نوع سؤالاتی بیشتر پرسیده می شوند؟ این تحلیل ها می تواند بینش های ارزشمندی را برای بهبود محصولات، خدمات، و حتی محتوای وب سایت شما فراهم کند.

۵.۴. امنیت و حریم خصوصی

جمع آوری اطلاعات از کاربران نیازمند رعایت اصول امنیتی و حریم خصوصی است تا اعتماد کاربران حفظ شود و وب سایت شما از مشکلات قانونی مصون بماند.

• اهمیت صفحه سیاست حریم خصوصی (Privacy Policy):

  وب سایت شما باید یک صفحه سیاست حریم خصوصی واضح داشته باشد که در آن به صراحت توضیح داده شود که چه اطلاعاتی از کاربران جمع آوری می شود، چگونه از آن ها استفاده می شود، و چگونه از آن ها محافظت می شود. لینک این صفحه را در نزدیکی فرم های تماس خود قرار دهید.

• دریافت رضایت کاربر برای جمع آوری اطلاعات (GDPR compliance):

  بر اساس مقررات حفظ حریم خصوصی داده ها (مانند GDPR در اروپا که بر کاربران بین المللی نیز تأثیر می گذارد)، شما باید رضایت صریح کاربر را برای جمع آوری و استفاده از اطلاعات شخصی او دریافت کنید. می توانید یک چک باکس در فرم خود قرار دهید که کاربر با تیک زدن آن، موافقت خود را با سیاست حریم خصوصی شما اعلام کند. این کار به افزایش شفافیت و اعتماد کمک می کند.

رفع مشکلات رایج در استفاده از افزونه های فرم تماس

با وجود تمام مزایا، گاهی اوقات ممکن است در استفاده از افزونه های فرم تماس با مشکلاتی مواجه شوید. آگاهی از رایج ترین مشکلات و راه حل های آن ها می تواند در صرفه جویی زمان و حل سریع مسائل به شما کمک کند.

چرا ایمیل های فرم تماس ارسال نمی شوند؟

این یکی از رایج ترین مشکلاتی است که کاربران با آن مواجه می شوند. پیام به درستی ارسال می شود اما ایمیلی به دست شما نمی رسد یا به پوشه اسپم می رود. دلایل اصلی عبارتند از:

1. مشکلات SMTP: بسیاری از سرورهای میزبانی وب به دلایل امنیتی ارسال مستقیم ایمیل از طریق تابع wp_mail() وردپرس را مسدود می کنند یا آن را به عنوان اسپم شناسایی می کنند. راه حل این است که از یک افزونه SMTP (مانند WP Mail SMTP) استفاده کنید تا ایمیل ها از طریق یک سرویس ایمیل معتبر (مانند جیمیل، میل گیت یا سرویس ایمیل هاست) ارسال شوند. این کار قابلیت تحویل پذیری ایمیل ها را به شدت افزایش می دهد.
2. تنظیمات نادرست ایمیل در افزونه فرم ساز: دوباره به تب «ایمیل» در تنظیمات فرم خود (مانند Contact Form 7) مراجعه کنید. اطمینان حاصل کنید که آدرس های «به» (To)، «از» (From)، و «پاسخ به» (Reply-To) به درستی تنظیم شده اند. به خصوص، مطمئن شوید که آدرس «از» یک ایمیل معتبر با دامنه وب سایت شماست.
3. مشکلات سرور هاست: گاهی اوقات تنظیمات یا محدودیت های سرور هاستینگ شما مانع از ارسال ایمیل ها می شود. با پشتیبانی هاست خود تماس بگیرید و از آن ها بخواهید لاگ های ارسال ایمیل را بررسی کنند.

چگونه فیلدهای خاص (مثلاً آپلود فایل، تاریخ، فیلدهای شرطی) اضافه کنم؟

افزونه های فرم ساز پایه (مانند Contact Form 7) ممکن است به صورت پیش فرض قابلیت افزودن همه انواع فیلدها را نداشته باشند یا برای فیلدهای پیچیده نیاز به تنظیمات خاصی باشد. اینجاست که افزونه های مکمل به کار می آیند:

• آپلود فایل: برای Contact Form 7، می توانید از دکمه «آپلود فایل» در قسمت ویرایش فرم استفاده کنید. اما برای مدیریت بهتر فایل ها و محدودیت ها، افزونه هایی مانند Contact Form 7 – File Upload & Attachment یا Conditional Fields for Contact Form 7 می توانند مفید باشند.
• فیلدهای تاریخ و زمان: برای افزودن تقویم انتخاب تاریخ، افزونه های مکمل مانند Contact Form 7 Datepicker یا Contact Form 7 Captcha (که در واقع یک انتخابگر تاریخ است) وجود دارند.
• فیلدهای شرطی (Conditional Fields): این فیلدها تنها در صورتی نمایش داده می شوند که کاربر پاسخ خاصی به فیلد قبلی داده باشد (مثلاً اگر کاربر بله را انتخاب کند، فیلد بعدی نمایش داده شود). برای Contact Form 7، افزونه Conditional Fields for Contact Form 7 ابزاری قدرتمند برای این منظور است. افزونه های پولی مانند Gravity Forms و WPForms این قابلیت را به صورت داخلی و پیشرفته دارند.

چگونه از اسپم های مداوم جلوگیری کنم؟

علی رغم فعال سازی reCAPTCHA، ممکن است همچنان با اسپم مواجه شوید. راه حل های تکمیلی شامل موارد زیر است:

1. استفاده از Honeypot: همانطور که قبلاً اشاره شد، این یک روش مؤثر برای فیلتر کردن ربات هاست. برای Contact Form 7 افزونه Contact Form 7 Honeypot را نصب کنید.
2. افزونه های امنیتی: نصب افزونه های امنیتی وردپرس مانند Wordfence، Sucuri یا iThemes Security می تواند با فایروال و ابزارهای امنیتی دیگر، از دسترسی ربات ها به سایت و فرم های شما جلوگیری کند.
3. فیلتر کلمات: در برخی افزونه ها (مانند Contact Form 7)، می توانید کلمات خاصی را در بخش تنظیمات اضافی یا پیام ها فیلتر کنید تا پیام هایی که حاوی آن کلمات هستند به صورت خودکار به اسپم هدایت شوند.
4. استفاده از reCAPTCHA v3: نسخه سوم reCAPTCHA بدون نیاز به تعامل کاربر، فعالیت مشکوک را شناسایی می کند و بسیار موثر است.

چگونه پیام های فرم را در دیتابیس وردپرس ذخیره کنم؟

Contact Form 7 به صورت پیش فرض پیام ها را در دیتابیس ذخیره نمی کند و فقط آن ها را ایمیل می کند. این یک نقطه ضعف بزرگ برای مدیریت آسان تر پیام هاست. راه حل ساده و کارآمد، نصب افزونه Flamingo است:

• افزونه Flamingo: این افزونه یک مکمل رسمی برای Contact Form 7 است که به محض نصب و فعال سازی، تمامی پیام های ارسال شده از طریق فرم های Contact Form 7 را در دیتابیس وردپرس ذخیره می کند. پس از نصب، می توانید از منوی «فرم های تماس» به بخش «فلامینگو» بروید و تمامی پیام ها را مشاهده، جستجو، فیلتر و مدیریت کنید. این کار به شما اطمینان می دهد که حتی اگر ایمیلی به دستتان نرسد، پیام در جایی امن ذخیره شده است.

افزونه های پولی مانند Gravity Forms و WPForms قابلیت ذخیره پیام ها در دیتابیس را به صورت داخلی و پیش فرض دارند.

مشکلات استایل دهی و نمایش فرم (نیاز به CSS سفارشی)

گاهی اوقات ظاهر فرم شما با قالب وب سایتتان هماهنگ نیست یا به درستی نمایش داده نمی شود. این مشکلات معمولاً مربوط به CSS هستند:

1. تداخل با قالب: قالب های وردپرس دارای CSS اختصاصی خود هستند که ممکن است با استایل های پیش فرض افزونه فرم ساز تداخل پیدا کند.
2. CSS سفارشی: برای رفع این مشکل و شخصی سازی ظاهر فرم (مانلاً تغییر فونت، رنگ، اندازه فیلدها، فاصله بین عناصر)، باید از کدنویسی CSS سفارشی استفاده کنید. می توانید کدهای CSS را در بخش «نمایش» > «سفارشی سازی» > «CSS اضافی» در وردپرس وارد کنید.
3. افزونه های استایل دهی: افزونه هایی مانند Contact Form 7 Style یا Ultimate Addon for Contact Form 7 نیز وجود دارند که ابزارهای بصری برای تغییر ظاهر فرم ها بدون نیاز به کدنویسی ارائه می دهند.

با شناخت این مشکلات رایج و راه حل های آن ها، می توانید اطمینان حاصل کنید که فرم های تماس شما همیشه به درستی کار می کنند و بهترین تجربه را برای کاربران و خودتان فراهم می کنند.

نتیجه گیری: قدرت ارتباط در دستان شماست

در دنیای دیجیتال پرسرعت امروز، جایی که ارتباطات آنلاین نقش محوری در موفقیت کسب وکارها ایفا می کند، افزونه های فرم تماس بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده اند. این ابزارها پل ارتباطی حیاتی میان شما و مشتریانتان را شکل می دهند و به شما امکان می دهند تا صدای آن ها را بشنوید، نیازهایشان را درک کنید و به سؤالاتشان پاسخ دهید.

همانطور که در این مقاله به تفصیل بررسی شد، از انتخاب بهترین افزونه فرم ساز وردپرس متناسب با نیازها و بودجه شما، تا مراحل گام به گام نصب، پیکربندی و بهینه سازی فرم ها، هر مرحله نقش کلیدی در تقویت روابط با مشتریان دارد. چه از یک افزونه رایگان و پرکاربرد مانند Contact Form 7 استفاده کنید و چه به سراغ گزینه های حرفه ای تر و پولی بروید، مهم این است که از پتانسیل کامل این ابزار برای جمع آوری اطلاعات ارزشمند، جلوگیری از اسپم، و ارائه یک تجربه کاربری بی نقص بهره ببرید.

مدیریت مؤثر پیام های دریافتی، پاسخگویی سریع و تحلیل داده های فرم ها، همگی بخش های جدایی ناپذیری از یک استراتژی ارتباط با مشتری موفق هستند. با رعایت نکات امنیتی و حریم خصوصی، می توانید اعتماد کاربران را جلب کرده و اطمینان دهید که اطلاعاتشان در دستان امنی قرار دارد.

به یاد داشته باشید که هر پیام دریافتی از طریق فرم تماس، یک فرصت طلایی برای تقویت رابطه با مشتری و در نهایت، رشد پایدار کسب وکارتان است. سرمایه گذاری زمان و تلاش برای بهینه سازی فرم های تماس، بازدهی قابل توجهی در افزایش نرخ تبدیل، بهبود رضایت مشتری و ساخت یک جامعه وفادار از مخاطبان برای شما خواهد داشت.

پس همین امروز به فکر بهینه سازی فرم های تماس وب سایت خود باشید. به آن ها به چشم یک ابزار ساده نگاه نکنید؛ آن ها دریچه ای به سوی ارتباطات مؤثرتر، درک عمیق تر از مشتریان و رشد پایدار کسب وکار آنلاین شما هستند. قدرت ارتباط واقعی، همین جا، در دستان شماست.